INTRODUCCIÓN
La presente Política es un esfuerzo concreto para que el Grupo Mapei, afronte un asunto de creciente importancia, así como, internacionalmente lidie con muchos sistemas legales: informar cualquier problema/violación y la protección a los denunciantes.
Para ello, cada Empresa Mapei deberá adherirse a los lineamientos establecidos en este documento y aplicar localmente las normas aquí establecidas.
FORMAS DE ENVÍO DE INFORMES
Los reportes se pueden realizar mediante los siguientes canales:
Cabe señalar que los canales enlistados son la mejor forma para garantizar plenamente el posible anonimato del denunciante.
El Portal de Denuncias de Irregularidades tiene como objetivo, garantizar plenamente el posible anonimato del Denunciante. De hecho, el acceso al Portal de Denuncias de Irregularidades está sujeto a una política de “no registro” para evitar la identificación del denunciante, que desea permanecer en el anonimato: esto significa, que los sistemas computacionales de la empresa no son capaces de identificar el punto de acceso (dirección IP), incluso si, ha iniciado sesión desde una computadora conectada a su red corporativa.
Para cada Denuncia presentada, el Portal asigna un código de identificación único que permite a cada Denunciante revisar su progreso, de forma anónima. De manera similar, si un Informe no está suficientemente detallado, los Destinatarios (identificados en el siguiente párrafo) tienen derecho a solicitar al Denunciante, utilizando el Portal y siempre a través de ese código, mayores detalles de lo reportado.
Alternativamente, los informes se pueden enviar directamente a las oficinas principales en Italia desde el Portal de Denuncia de Irregularidades.
GESTIÓN DE INFORMES
El Grupo Mapei estableció un conjunto de reglas para la gestión de Informes, específicamente encaminadas a garantizar una gestión adecuada, oportuna y precisa de los mismos, de conformidad con la presente Política.
El Director General de Mapei México designó como Oficial/Equipo Local de Denuncias a los siguientes.
Controles preliminares e investigación.
El Director General señala como Responsable del seguimiento de reporte de irregularidades a:
En caso de ausencia, puede contactar a:
Al recibir el informe, el Equipo de Denuncia de Irregularidades, alineado a presente Política, evalúa la información contenida en ella y decide cómo proceder.
Al recibir el Informe, el Oficial/Equipo de Denuncia Local debe informar de inmediato (es decir, dentro del siguiente día hábil) al Comité Corporativo de Denuncia del Informe recibido y este último podrá compartir la información según sea necesario.
Posteriormente, el Oficial/Equipo de Denuncia Local evalúa la información contenida en el mismo y decide cómo proceder, si es necesario también con el apoyo de otras Funciones Locales y/o Departamentos de la Sede (por ejemplo, Auditoría Interna Corporativa).
Al final de la investigación, la información relevante recopilada es analizada por el Oficial/Equipo de Denuncia Local y luego compartida con el Comité de Denuncia Corporativo; Si se detecta una mala conducta relevante bajo el perímetro de la presente Política, el Oficial/Equipo de Denuncia Local procede a compartir los hallazgos con el Comité de Denuncia Corporativo, la Gerencia Local y/o el Departamento de la Sede correspondiente, con el fin de definir cualquier plan de acción a ser implementadas y las acciones a tomar para salvaguardar a la Compañía.
Alternativamente, si luego de los análisis el Denunciante/Equipo Local determina que no existen elementos suficientemente detallados o, en cualquier caso, el Informe es infundado, se desestimará el procedimiento y el Informe será archivado, junto con la motivación del despido, en nivel local y los resultados se envían al Comité Corporativo de Denuncias.
Mapei México podrá tomar las medidas disciplinarias y/o legales más apropiadas para proteger sus derechos, patrimonio e imagen, en contra del empleado que haya cometido o haya estado involucrado en conductas ilícitas; las medidas disciplinarias más relevantes se tomarán de acuerdo con el Departamento Corporativo de RRHH y Organización y el Departamento Jurídico, siempre en línea y conforme a la legislación local
PROTECCIÓN DE DATOS Y ALMACENAMIENTO DE DATOS
La documentación justificativa relativa al informe es archivada por el Departamento competente de la Empresa o Corporativo, de forma segura, y por un período de al menos dos años después del cierre del Informe, salvo que la legislación local establezca lo contrario.
Cualquier información personal y sensible contenida en el Informe, incluidas las relativas a la identidad del Denunciante y del Denunciado u otras personas, deberán ser tramitados de conformidad con las reglas aplicables para la protección de datos personales, según lo establecido por la Ley de protección de datos personales en posesión de terceros y cualquier legislación aplicable (por ejemplo, Reglamento Interno y/o requisitos legales locales sobre privacidad y protección de datos, etc.).
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