Whistleblowing

Με την εισαγωγή της οδηγίας 2019/1937/ΕΕ της ΕΕ (εφεξής "η οδηγία" ή "οδηγία της ΕΕ"), ο ευρωπαίος νομοθέτης αποσκοπεί στην παροχή επαρκούς προστασίας και ενός συνόλου τυπικών και ελάχιστων απαιτήσεων σχετικά με τον ρόλο του πληροφοριοδότη, για την πρόληψη πιθανών παραβιάσεων των δικαιωμάτων και των κανονισμών της ΕΕ.
Κατά συνέπεια, η παρούσα πολιτική αποτελεί μια πρώτη προσπάθεια για τον Όμιλο Mapei και τις Θυγατρικές του που δραστηριοποιούνται στην Ευρωπαϊκή Ένωση να αντιμετωπίσουν αυτό το θέμα που αποκτά ολοένα και μεγαλύτερη σημασία και αντιμετωπίζεται διεθνώς από πολλά νομικά συστήματα .
-Για το σκοπό αυτό, ο Γενικός Διευθυντής της Mapei ΕΛΛΑΣ εξέδωσε την παρούσα πολιτική και διόρισε τον Τοπικό Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών, όπως περιγράφεται κατωτέρω στην παρούσα.
Οι κύριες πτυχές που εισάγει ο Ν.4490/2022 συνοψίζονται παρακάτω και θα εξεταστούν σε βάθος στα επόμενα μέρη του παρόντος εγγράφου:

• Δημιουργία ειδικού εσωτερικού διαύλου για τη λήψη Αναφορών από τον αναφέροντα.
• Το εσωτερικό κανάλι πρέπει να είναι ασφαλές και η επεξεργασία των δεδομένων να γίνεται σύμφωνα με τον GDPR και τους τοπικούς κανονισμούς προστασίας δεδομένων,
• Eγγύηση την ανωνυμίας του αναφέροντα και προστασία του από πράξεις αντιποίνων,
• Σαφές και καθορισμένο χρονοδιάγραμμα για τη διαχείριση της αναφοράς και παροχή ανατροφοδότησης στον αναφέροντα, ενημέρωση αρμόδιων αρχών.

ΤΡΟΠΟΙ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Οι αναφορές μπορούν να αποστέλλονται απευθείας στην εταιρεία:

• Ηλεκτρονικά: με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - whistleblowing.gr@mapei.gr.
• Χρησιμοποιώντας την ηλεκτρονική πλατφόρμα Whistleblowing Portal που διαθέτει η εταιρεία η οποία παρέχει πληροφορίες καθοδήγησης για τον αναφέροντα- η ηλεκτρονική πλατφόρμα Whistleblowing είναι προσβάσιμη στη διεύθυνση whistleblowing.mapei.com.
• Σε έντυπη μορφή, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που απευθύνεται στον τοπικό Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών, στη διεύθυνση των γραφείων της τοπικής θυγατρικής,
• Ταχυδρομικά : στην διεύθυνση Θέση Δομοσίες Ριτσώνα Ευβοίας , τκ 34100 τ.θ. 19243
• Τηλεφωνικά ή/και αυτοπροσώπως στον τοπικό Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών.

Εναλλακτικά, μέσω του κεντρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου codeofethics@mapei.com, απευθείας στον όμιλο Mapei Group σε επίπεδο κεντρικών γραφείων ("HQs").

Για κάθε αναφορά που υποβάλλεται, η πλατφόρμα αποδίδει έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης που επιτρέπει σε κάθε αναφέροντα να ελέγχει την πρόοδό της, ανώνυμα. Ομοίως, εάν μια αναφορά δεν είναι επαρκώς λεπτομερής, οι αποδέκτες (που προσδιορίζονται στην επόμενη παράγραφο) έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν από τον αναφέροντα, χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα και πάντα μέσω αυτού του κωδικού, περισσότερες λεπτομέρειες για το τι έχει αναφερθεί.

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΚΑΙ ΕΥΘΥΝΗ ΤΩΝ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΩΝ

Η παρούσα πολιτική συμμορφώνεται πλήρως με τις διατάξεις της οδηγίας της ΕΕ σχετικά με το θέμα των δικαιωμάτων προστασίας των αναφερόντων.
Επίσης, κάθε ειδική οδηγία που δίνεται σε τοπικό επίπεδο σχετικά με την προστασία των αναφερόντων, σύμφωνα με την τοπική νομοθεσία, είναι πλήρως έγκυρη και εφαρμοστέα.
Ειδικότερα, κανένα αντίποινο, καμία διάκριση ή ποινή, άμεση ή έμμεση, δεν θα πλήξει όσους υπέβαλαν καλή τη πίστει μια Αναφορά. Στην περίπτωση των Αναφορών που υποβάλλονται μέσω του Whistleblowing Portal, διασφαλίζεται η ανωνυμία του αναφέροντος, εκτός από τις περιπτώσεις στις οποίες ο καταγγέλλων εκφράζει τη συγκατάθεσή του για την αποκάλυψή της, με επιφύλαξη όσων ορίζει ο νόμος. Οι κυρώσεις για όσους παραβιάζουν τα μέτρα προστασίας Αναφέροντος καθορίζονται από την Τοπική Διοίκηση σύμφωνα με την ισχύουσα τοπική νομοθεσία, με την συνδρομή του/των τοπικά αρμόδιου/ων Τμήματος/ων και την ενημέρωση των Εταιρικών Τμημάτων Ανθρώπινου Δυναμικού & Οργάνωσης και των Νομικών Τμημάτων.
Οι Αποδέκτες της αναφοράς (και τα άλλα μέρη που ενδέχεται να εμπλέκονται στη διαδικασία) διασφαλίζουν την απόλυτη εμπιστευτικότητα του αναφέροντος, προστατεύοντας την ταυτότητά του. Η μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος ή των πληροφοριών βάσει των οποίων μπορεί να αποκαλυφθεί η ταυτότητά του, θεωρείται παραβίαση της παρούσας Πολιτικής.
Είναι δυνατόν, να υπάρξουν κυρώσεις κατά του αναφέροντος, σύμφωνα με το αρ. 23 παρ. 3 του ν.4990/2022, σε περίπτωση αναφορών που γίνονται με πρόθεση ή βαριά αμέλεια, οι οποίες είναι ψευδείς, αβάσιμες, με δυσφημιστικό περιεχόμενο ή γίνονται με αποκλειστικό σκοπό να βλάψουν την τοπική θυγατρική, τον αναφερόμενο ή αυτούς που επηρεάζονται από την αναφορά. Η Διοίκηση μπορεί επίσης να προβεί στις κατάλληλες νομικές ενέργειες, σύμφωνα με την ισχύουσα τοπική νομοθεσία, εμπλέκοντας την ή τις αρμόδιες υπηρεσίες και ενημερώνοντας τα Εταιρικά Τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού & Οργάνωσης και Νομικών Υπηρεσιών.

ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΑΝΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ

Η παρούσα πολιτική συμμορφώνεται πλήρως με τις διατάξεις της οδηγίας της ΕΕ σχετικά με τα δικαιώματα των αναφερόμενων .
Επίσης, κάθε ειδική οδηγία που δίνεται σε τοπικό επίπεδο σχετικά με την αναφερόμενη προστασία, σύμφωνα με την τοπική νομοθεσία και το πεδίο εφαρμογής της, είναι έγκυρη και ισχυρή.
Κατά τη διάρκεια της διερεύνησης και της επαλήθευσης της πιθανής μη συμμόρφωσης, οι αναφερόμενοι μπορούν να συμμετέχουν ή να ειδοποιηθούν για τη διαδικασία αυτή, αλλά σε καμία περίπτωση δεν θα κινηθεί διαδικασία αποκλειστικά βάσει της Αναφοράς, ελλείψει συγκεκριμένων αποδεικτικών στοιχείων για τα εμπεριεχόμενα στην αναφορά της. Διαδικασία θα μπορούσε να κινηθεί μόνο με βάση αποδεικτικά στοιχεία εκτός από τα εμπεριεχόμενα στην ίδια την Αναφορά.

ΧΡΟΝΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

Σύμφωνα με την οδηγία της ΕΕ, η διαχείριση της αναφοράς πρέπει να γίνει εντός προκαθορισμένου χρονικού πλαισίου, στο οποίο η Mapei συμμορφώνεται θέτοντας τις ακόλουθες προθεσμίες:

• η βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς προς το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά ορίζεται εντός επτά ημερών από την παραλαβή αυτή,
• η παροχή ανατροφοδότησης γίνεται σε εύλογο χρονικό διάστημα το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις μήνες από την απόδειξη παραλαβής ή, εάν δεν έχει αποσταλεί απόδειξη παραλαβής στο πρόσωπο που υπέβαλε την αναφορά, τους τρεις μήνες από τη λήξη της επταήμερης περιόδου μετά την υποβολή της αναφοράς.

ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΓΙΑ ΕΜΠΛΟΚΗ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ

Σύμφωνα με την οδηγία της ΕΕ, ο αναφέρων πρέπει να ενημερώνεται, σε περίπτωση εμπλοκής οποιωνδήποτε εξωτερικών δημοσίων Αρχών, μετά τη διερεύνηση της αναφοράς.

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Τα έγγραφα που αφορούν την αναφορά αρχειοθετούνται, με ασφάλεια για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμα και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τον ν. 4990/2022, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς από τον τοπικό Υπεύθυνο Παραλαβή και Παρακολούθηση Αναφορών της Mapei ΕΛΛΑΣ
Κάθε προσωπική και ευαίσθητη πληροφορία που περιέχεται στην αναφορά, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν την ταυτότητα του αναφέροντος ή άλλων ατόμων, πρέπει να τυγχάνει επεξεργασίας σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, όπως ορίζονται από την ευρωπαϊκή και την τοπική ισχύουσα νομοθεσία (π.χ. κανονισμός GDPR και τοπική εφαρμοστέα νομοθεσία κ.λπ.).