Avec l’introduction de la Directive européenne 2019/1937/UE (ci-après « la Directive » ou « Directive UE »), le législateur européen vise à fournir une protection adéquate et un ensemble d’exigences standard et minimales concernant le rôle du lanceur d’alerte, dans la prévention de violations potentielles des droits et réglementations de l’UE.
En conséquence, la présente politique constitue une première tentative pour le groupe Mapei et ses filiales opérant dans l’Union européenne de faire face à cette question d’une importance croissante et traitée au niveau international par de nombreux systèmes juridiques.
MAPEI FRANCE se conforme à la loi n°2016-1691 « Sapin 2 » du 9 décembre 2016, la loi n°2022-401 « Waserman » du 21 mars 2022, ainsi que le décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022.
À cette fin, le Directeur Général de MAPEI FRANCE a publié la présente politique et nommé le Comité en charge de la réception et du traitement des alertes reçues, comme décrit ci-dessous dans le document.
Les principaux aspects introduits par la directive européenne et transposés dans la législation française par la loi n°2016-1691 « Sapin 2 » du 9 décembre 2016, la loi n°2022-401 « Waserman » du 21 mars 2022, ainsi que le décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 sont résumés ci-dessous et seront traités plus en profondeur dans les parties suivantes de ce document :
La présente politique est élaborée sur la base de la politique du Groupe MAPEI. Elle a pour objet de faire face à un sujet de plus en plus important et traité au niveau international par de nombreuses législations : le signalement de tout problème/toute infraction et la protection des lanceurs d’alerte et instaure une procédure de recueil et de traitement des signalements conformément aux dispositions légales en vigueur en France, après consultation du CSE.
Dans cette optique, la politique en vigueur au sein du groupe MAPEI prévoit en effet que chaque MAPEI doit respecter les lignes directrices qui y sont énoncées et appliquer localement les règles établies dans celui-ci.
La politique en vigueur au sqein du groupe MAPEI précise à ce titre que lorsqu'une contrainte juridique (nationale ou supranationale) est requise dans le pays où une entreprise MAPEI exerce ses activités, cette dernière est tenue de définir une politique locale en la matière, conforme aux dispositions de la politique du groupe MAPEI. Le siège de l'entreprise en est informé et sa rédaction se fait en concertation avec lui.
Ce n'est que dans le cas contraire, si aucune exigence légale spécifique n'est imposée par la loi locale, que le contenu intégral de la politique du groupe MAPEI est pleinement valide et applicable dans chaque société MAPEI présente dans le monde entier.
Dans ce cadre, la présente politique complète s'articule au sein du présent document les dispositions en vigueur au sein du groupe MAPEI et de la règlementation en vigueur en France.
La présente politique vise à établir les procédures de signalement de conduites illicites, de fautes ou d'omissions, qui constituent ou peuvent constituer une violation, ou inciter à une violation, du Code d'éthique, des règles sur les domaines identifiés dans la Directive européenne, de la loi sur la dénonciation d'irrégularités et de toute documentation interne sur les mêmes sujets (par exemple, les politiques du Groupe et les règles de l'entreprise).
Les personnes destinataires de la présente politique sont, pour MAPEI FRANCE :
Cette politique fixe les règles pour MAPEI FRANCE en tant que ressortissant de l'Union européenne auquel la directive européenne est applicable, étant entendu qu'en cas de contradiction avec des lois et réglementations locales spécifiques sur le même sujet, ces dernières prévaudront.
Le présent document est pleinement valide et applicable, adopté par le Directeur Général de MAPEI FRANCE pour se conformer aux exigences ou contraintes.
Les filiales locales, après avoir clarifié et défini les particularités locales (par exemple, la nomination du responsable ou de l'équipe locale de gestion et traitement des alertes, les mesures disciplinaires applicables localement, etc.), adoptent officiellement la politique, qui doit être rapidement communiquée au siège de la société.
Les signalements, même anonymes, doivent être présentés de bonne foi, sans contrepartie financière directe ou indirecte, et doivent être détaillés et fondés sur des éléments précis et concordants de vérification des faits, avec des informations précises afin qu’ils soient facilement vérifiables.
PROTECTION ET RESPONSABILITÉ DES LANCEURS D'ALERTE
La présente politique est conforme aux dispositions de la directive de l'UE sur les droits de protection des lanceurs d’Alerte.
De même, toute instruction spécifique donnée au niveau local concernant la protection des lanceurs d’alerte, conformément à la législation locale, est pleinement valable et applicable.
Conformément à la règlementation en vigueur, les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte peuvent être communiqués à l’autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. L’auteur du signalement en est informé avec des explications écrites, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.
Au cours de l’enquête et de la vérification d’une éventuelle non-conformité, les personnes concernées par les signalements peuvent être impliquées ou informées de cette investigation et le cas échéant, du traitement de ses données personnelles, sauf lorsque la communication de cette information risque de nuire à l’enquête ou la protection du lanceur d’alerte.
En aucun cas une procédure ne sera engagée à l’encontre de la personne concernée par le signalement sur la seule base du signalement, en l’absence de preuves concrètes de son contenu. Cette procédure pourrait éventuellement être engagée sur la base d’autres éléments de preuve trouvés et établis à partir du signalement lui-même.
Conformément à la réglementation en vigueur, la procédure prévue au sein de la présente politique garantit une stricte confidentialité de l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par le signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
Conformément à la réglementation en vigueur, les auteurs de signalement peuvent également recourir aux canaux externes à l’entreprise pour déposer une alerte, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement.
Les signalements externes peuvent être adressés au Défenseur des droits, à l’autorité judiciaire (Procureur de la République), à une institution, un organe ou un organisme de l’Union européenne compétent, ou à l’une des autorités compétentes, désignées en annexe du décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 via le lien 10 suivant : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046357368.
Les signalements sont reçus par un Comité constitué à cet effet et composé du Directeur des Ressources Humaines, ainsi que du Responsable Juridique de la société.
Tous les destinataires du signalement traitent ce dernier conformément aux principes de confidentialité énoncés dans la présente politique et vérifient sa validité en fonction de son contenu (cf. Traitement des signalements).
Un ensemble de règles est défini pour le traitement des signalements, visant spécifiquement à garantir un traitement approprié, opportun et précis de ces derniers, conformément à la présente politique. La vérification de la validité des signalements sera effectuée selon la procédure suivante
Dès réception du signalement, le Comité visé par le présent document (cf. Destinataires des signalements) évalue les informations communiquées dans le signalement et décide de la marche à suivre.
L’auteur du signalement reçoit un accusé de réception immédiat sur le portail.
Conformément à la réglementation en vigueur, un accusé de réception doit également lui être envoyé dans un délai de 7 jours ouvrés suivant la réception de l’alerte.
En l’absence de signalement anonyme le Comité visé ci-dessus vérifie la conformité du signalement aux conditions légales et réglementaires (notamment, qu’il appartient à l’une des catégories de personnes autorisées à émettre un signalement) et peut demander tout complément d’information à l’auteur du signalement.
Le cas échéant, l’auteur du signalement est informé des raisons pour lesquelles il est considéré que son signalement ne respecte pas les conditions requises ainsi que des suites données.
L’auteur du signalement est également informé sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières dans un délai n’excédant pas 3 mois à compter de l'accusé de réception de son signalement.
À la fin de l’enquête, les informations pertinentes recueillies sont analysées et si une conduite non conforme relevant du champ d’application de la présente politique est confirmée/avérée, un plan d’action à mettre en œuvre et les mesures à prendre pour protéger l’entreprise seront définis.
Dans le cas contraire, si après analyse, les éléments fournis ne sont pas suffisants ou, en tout état de cause, si le signalement s’avère sans fondement, la procédure sera rejetée et le signalement sera classé, accompagné du motif de son irrecevabilité.
L’auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.
L’entreprise peut prendre les mesures disciplinaires et/ou juridiques les plus adaptées, et ce, toujours en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur, pour protéger ses droits, ses actifs et son image, à l’encontre de toute personne ayant commis ou ayant été impliquée dans des comportements illicites visés au présent document.
Conformément à la directive européenne, le lanceur d'alerte doit être informé en cas d'implication d'autorités externes concernées, suite à l'enquête sur le Rapport.
À cette fin, MAPEI fournit la liste suivante des autorités concernées telles que définies dans l’Arrêté Royal du 22 Janvier 2023.- Arrêté royal portant désignation des autorités compétentes pour la mise en œuvre de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé :
Dans le cas où une autorité reçoit un signalement alors qu’elle n’est pas compétente pour traiter la violation signalée, l’autorité transmet le signalement au coordinateur fédéral qui transmettra à son tour le signalement à l’autorité compétente et informera le lanceur d’alerte de ce transfert.
La documentation relative au signalement est archivée par le service compétent au niveau de l’entreprise ou du Groupe, en toute sécurité pendant le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement des signalements et à la protection de leurs auteurs, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires.
Conformément à la réglementation applicable en matière de conservation des données personnelles, si une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l’encontre d’une personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte peuvent être conservées par l’organisation chargée de la gestion des alertes jusqu’au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision intervenue.
Restez en contactAbonnez-vous à notre newsletter pour connaître les dernières nouvelles de Mapei
