Met de introductie van de Europese Richtlijn 2019/1937/EU (hierna “de Richtlijn” of “EU-richtlijn”) streeft de Europese wetgever naar het bieden van adequate bescherming en een reeks standaard- en minimumvereisten met betrekking tot de rol van de klokkenluider, bij het voorkomen van potentiële schendingen van de rechten en regelgeving van de EU.
Dienovereenkomstig vormt dit beleid een eerste poging voor de Mapei Groep en haar dochterondernemingen die actief zijn in de Europese Unie om deze kwestie aan te pakken, die steeds belangrijker wordt en internationaal door talrijke rechtssystemen wordt aangepakt.
In aanvulling op de Europese Richtlijn, de nationale wet van 28/11/2022 met betrekking tot de bescherming van klokkenluiders bij overtreding van het recht van de Unie of het nationale recht opgericht binnen een juridische entiteit in de privésector (hierna “de klokkenluiderswet”) is van toepassing. Deze klokkenluiderswet biedt belanghebbenden de mogelijkheid om bepaalde werkgerelateerde overtredingen te melden zonder angst voor represailles. De volgende overtredingen vallen onder de klokkenluiderswet:
Elke inbreuk op de wettelijke of reglementaire bepalingen of de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, evenals op de bepalingen genomen in uitvoering van de voormelde bepalingen valt onder het toepassingsgebied van deze wet;
Daartoe heeft de Managing Director van NV Mapei Benelux dit Beleid uitgevaardigd en de Lokale Manager/Lokaal Team voor Klokkenluidermeldingenbeheer aangesteld, zoals hieronder beschreven in het document.
De belangrijkste aspecten die door de Europese Richtlijn en de klokkenluiderswet zijn geïntroduceerd, worden hieronder samengevat en zullen in meer detail worden behandeld in de volgende delen van dit document:
Dit beleid heeft tot doel procedures vast te stellen voor het melden van ongeoorloofd gedrag, fouten of nalatigheden, die een overtreding vormen of kunnen vormen, of kunnen aanzetten tot een overtreding, van de Ethische Code, van de regels op de gebieden die zijn geïdentificeerd in de Richtlijn Europese Unie, de wet inzake het melden van onregelmatigheden en eventuele interne documentatie over dezelfde onderwerpen (bijvoorbeeld Groepsbeleid en bedrijfsregels).
De ontvangers van dit Beleid zijn:
Eventuele toepasselijke lokale wet- en regelgeving over dit onderwerp.
Dit beleid definieert de regels voor NV Mapei Benelux als lid van de Europese Unie waarop de EU-richtlijn van toepassing is, met dien verstande dat in geval van tegenstrijdigheid met specifieke lokale wet- en regelgeving over hetzelfde onderwerp, deze laatste prevaleert
Dit document is volledig geldig en van toepassing, aangenomen door de Gedelegeerd Bestuurder van NV Mapei Benelux om te voldoen aan de vereisten of beperkingen.
De hierin uiteengezette principes hebben op geen enkele wijze invloed op of beperken de meldingsverplichtingen aan de relevante gerechtelijke, toezichthoudende of regelgevende instanties van het land waarin de lokale dochteronderneming actief is of waar de overtreding plaatsvindt.
Met “Melding” bedoelen we elke communicatie, voorgelegd om de integriteit van het bedrijf te beschermen, met betrekking tot mogelijk gedrag dat wordt toegepast bij de uitoefening van de werkzaamheden, in strijd met de Ethische Code, de regels op de gebieden aangegeven in de EU-richtlijn. , alle lokale nalevingsvoorschriften en alle andere rechten en voorschriften of interne documenten die door het Bedrijf zijn aangenomen als onderdeel van de implementatie van de Ethische Code en de Europese Richtlijn.
Meldingen, zelfs anonieme, moeten te goeder trouw worden ingediend en moeten gedetailleerd zijn en gebaseerd zijn op nauwkeurige en consistente factchecking, met specifieke informatie zodat ze gemakkelijk verifieerbaar zijn.
Dit beleid is volledig in overeenstemming met de bepalingen van de Europese richtlijn betreffende het recht op bescherming van klokkenluiders.
Bovendien zijn alle specifieke instructies die op lokaal niveau worden gegeven met betrekking tot de bescherming van klokkenluiders, in overeenstemming met de lokale wetgeving, volledig geldig en afdwingbaar.
In het bijzonder zal geen enkele vergelding, discriminatie of straf, direct of indirect, gevolgen hebben voor degenen die te goeder trouw een melding hebben ingediend. Bij Meldingen gedaan via het Klokkenluidersportaal is de anonimiteit van de Klokkenluider gegarandeerd, behalve in gevallen waarin de Klokkenluider zijn toestemming uitspreekt om deze openbaar te maken en onverminderd wettelijke verplichtingen. Sancties voor degenen die de beschermingsmaatregelen voor klokkenluiders overtreden, worden door het lokale management bepaald in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetgeving, waarbij de relevante lokale afdeling(en) wordt/worden betrokken en de HR-afdelingen, de bedrijfsorganisatie en de juridische afdeling worden geïnformeerd.
De ontvangers van de Melding (en andere partijen die mogelijk bij het proces betrokken zijn) garanderen de grootst mogelijke vertrouwelijkheid van de Klokkenluider en beschermen diens identiteit. Ongeoorloofde openbaarmaking van de identiteit van de klokkenluider, of van informatie waaruit deze kan worden afgeleid, wordt beschouwd als een schending van dit beleid.
Conform de Wet Klokkenluiders worden, voor zover mogelijk, sancties tegen de Klokkenluider voorzien, in het geval van meldingen die opzettelijk of door grove nalatigheid zijn gedaan, valse, ongegronde, lasterlijke inhoud hebben of anderszins zijn gedaan met als enig doel schade toe te brengen aan de lokale dochteronderneming, de gerapporteerde persoon of degenen die door de melding worden getroffen. Het lokale management van elke lokale dochteronderneming kan ook passende juridische maatregelen nemen, in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetgeving, door de relevante lokale afdeling(en) erbij te betrekken en de HR- en organisatieafdelingen van de zakelijke en juridische diensten te informeren.
Dit beleid voldoet volledig aan de bepalingen van de Europese richtlijn met betrekking tot gerapporteerde beschermingsrechten.
Bovendien zijn alle specifieke instructies die op lokaal niveau worden gegeven met betrekking tot de gerapporteerde bescherming, in overeenstemming met de lokale wetgeving en de reikwijdte ervan, geldig en afdwingbaar.
Tijdens het onderzoek en de verificatie van mogelijke niet-naleving kunnen personen op wie de rapporten betrekking hebben, betrokken worden bij of op de hoogte worden gebracht van deze activiteit, maar onder geen enkele omstandigheid zal er een procedure worden gestart uitsluitend op basis van de melding, bij gebrek aan concreet bewijs voor de beschuldigingen. Een procedure kan alleen worden gestart op basis van ander bewijsmateriaal dan de beweringen in de melding zelf.
De meldingen kunnen rechtstreeks aan de plaatselijke bestemmelingen van het bedrijf verzonden worden:
Opgemerkt moet worden dat het papieren formulier, per post, en het Alert Portal de beste middelen zijn om de mogelijke anonimiteit van de Klokkenluider volledig te garanderen.
De toegang tot het Alert Portal is namelijk onderworpen aan een “no-log”-beleid om de identificatie van de klokkenluider die anoniem wil blijven te voorkomen: dit betekent dat de IT-systemen van het bedrijf het toegangspunt (IP adres) niet kunnen identificeren, zelfs als de verbinding tot stand kwam vanaf een computer die is aangesloten op het bedrijfsnetwerk.
Voor elke melding kent het portaal een unieke identificatiecode toe waarmee elke klokkenluider anoniem zijn voortgang kan controleren. Indien een Melding niet voldoende gedetailleerd is, hebben de ontvangers (geïdentificeerd in de volgende paragraaf) eveneens het recht om de Klokkenluider, via het portaal en altijd via deze code, om aanvullende details te vragen over wat er wordt gemeld.
Meldingen gedaan via het Klokkenluidersportaal, per e-mail, per telefoon of op papier (“Safe Box” of ontvangen op het adres van de Lokale Vestiging) worden direct ontvangen door de Manager /plaatselijke Klokkenluidersteam (zie hiervoor het volgende paragraaf).
Meldingen die via het Klokkenluidersportaal en via de speciale lokale elektronische mailbox worden gedaan, zijn voor supervisie-/monitoringdoeleinden ook toegankelijk vanaf het hoofdkantoor (bijvoorbeeld door de interne audit van het bedrijf).
Op hoofdkantoorniveau is een speciaal team, de Corporate Whistleblowing Committee, opgericht om de processen te monitoren en te begeleiden, zoals hieronder beschreven.
Alle ontvangers van de melding behandelen dit rapport in overeenstemming met de vertrouwelijkheidsprincipes uiteengezet in dit Beleid en verifiëren de geldigheid ervan in overeenstemming met de inhoud ervan.
De Mapei Group heeft een reeks regels opgesteld voor het beheren van rapporten, specifiek gericht op het garanderen van passend, tijdig en accuraat beheer van rapporten, in overeenstemming met dit beleid.
De Managing Director van Mapei Benelux NV heeft de volgende personen aangesteld als Lokaal Verantwoordelijk voor het beheer van Klokkenluidersmeldingen:
Dienst HR
Verantwoordelijke dienst HR
Daarnaast is er een orgaan opgericht dat zich bezighoudt met het beheer van Rapporten, het Corporate Whistleblowing Report Management Committee, bestaande uit onafhankelijke leden van bedrijfsafdelingen zoals interne audit en personeelszaken, indien nodig ondersteund door de juridische afdeling.
Controle van de geldigheid van de meldingen zal worden uitgevoerd volgens de volgende procedure.
De melding wordt altijd ontvangen door de lokale managementmanager of -team van Whistleblowing Reporting (hetzij rechtstreeks, hetzij via de communicatiestroom van het Whistleblowing Reporting Management Committee), een persoon of team dat zich met dit onderwerp bezighoudt en deel uitmaakt van de lokale dochteronderneming.
Na ontvangst van de melding moet de lokale Manager Klokkenluidersmeldingen of het lokale team de commissie Klokkenluidersmeldingen onverwijld (d.w.z. binnen de eerstvolgende werkdag) op de hoogte stellen van de ontvangen melding. Deze laatste kan de informatie indien nodig delen.
Vervolgens evalueert de lokale manager Klokkenluidersmeldingenmanagement of het lokale team de informatie in de melding en beslist over de te volgen handelwijze, indien nodig ook met steun van andere lokale functies en/of afdelingen op het hoofdkantoor (bijvoorbeeld interne audit van het bedrijf).
Aan het eind van het onderzoek wordt de verzamelde relevante informatie geanalyseerd door de Beheerder Klokkenluidersmeldingen of het lokale team en vervolgens gedeeld met de Beheerscommissie Klokkenluidersmeldingen; Als er een fout wordt ontdekt die binnen de reikwijdte van dit Beleid valt, zal de Manager Klokkenluidersmeldingen of het lokale team de bevindingen delen met het Managementcomité Klokkenluidersmeldingen van het Bedrijf, het lokale management en/of de relevante afdeling van het hoofdkantoor, om eventuele fouten te definiëren. Actieplannen die moeten worden geïmplementeerd en de acties die moeten worden ondernomen om de lokale dochteronderneming te beschermen.
Als de lokale Beheerder Klokkenluidersmeldingen of het lokale team na de analyses constateert dat er onvoldoende gedetailleerde elementen zijn of in ieder geval dat de Melding niet ongegrond is, wordt de procedure beëindigd en wordt de Melding ingediend. , vergezeld van de motivatie voor afwijzing, op lokaal niveau en de resultaten zullen worden verzonden naar het Managementcomité Klokkenluidersmeldingen van het bedrijf.
De lokale dochteronderneming kan de meest geschikte disciplinaire en/of juridische maatregelen nemen om haar rechten, eigendommen en imago te beschermen tegen de werknemer die zich schuldig heeft gemaakt aan of betrokken is geweest bij onwettig gedrag; de meest relevante disciplinaire maatregelen worden genomen in overleg met de HR- en bedrijfsorganisatieafdeling en de juridische afdeling, altijd online en in overeenstemming met de lokale wetgeving
In overeenstemming met de Europese richtlijn moet de rapportage worden beheerd binnen een vooraf bepaald tijdsbestek, waaraan Mapei voldoet door de volgende deadlines vast te stellen:
Conform de Europese richtlijn moet de klokkenluider naar aanleiding van het onderzoek naar de Melding geïnformeerd worden bij betrokkenheid van relevante externe autoriteiten.
Hiertoe verstrekt de NV Mapei Benelux de volgende lijst van relevante autoriteiten zoals gedefinieerd in het Koninklijk Besluit van 22 januari 2023. - Koninklijk besluit dat de bevoegde autoriteiten aanwijst voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van personen die overtredingen melden van het recht van de Unie of het nationale recht binnen een juridische entiteit uit de particuliere sector:
Indien een Autoriteit een melding ontvangt terwijl zij niet bevoegd is om de gemelde overtreding te behandelen, stuurt de Autoriteit de melding door naar de federale coördinator, die de melding op zijn beurt doorstuurt naar de bevoegde autoriteit en de alarmgever op de hoogte brengt van deze overdracht.
Ondersteunende documenten met betrekking tot de melding worden veilig gearchiveerd voor een periode van twee jaar nadat de melding is gesloten, door de lokale Whistleblowing Report Management Officer of het lokale team.
Alle persoonlijke en gevoelige informatie in het rapport, inclusief die met betrekking tot de identiteit van de klokkenluider of andere personen, moet worden behandeld in overeenstemming met de toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de toepasselijke Europese en lokale wetgeving (bijv. AVG. en lokale uitvoeringswetgeving, enz.).
In contact blijvenAbonneer je op onze nieuwsbrief om nieuws over Mapei te ontvangen
