Avec l’introduction de la Directive européenne 2019/1937/UE (ci-après « la Directive » ou « Directive UE »), le législateur européen vise à fournir une protection adéquate et un ensemble d’exigences standard et minimales concernant le rôle du lanceur d’alerte, dans la prévention de violations potentielles des droits et réglementations de l’UE.
En conséquence, la présente politique constitue une première tentative pour le groupe Mapei et ses filiales opérant dans l’Union européenne de faire face à cette question d’une importance croissante et traitée au niveau international par de nombreux systèmes juridiques.
En plus de la Directive européenne, la loi nationale du 28/11/2022 relative à la protection des lanceurs d’alerte en cas de violation du droit de l’Union ou du droit national établie au sein d’une entité juridique du secteur privé (ci-après « la loi sur les lanceurs d’alerte ») s’applique. Cette loi sur les lanceurs d’alerte permet aux parties prenantes de signaler certaines infractions liées au travail sans crainte de représailles. Les infractions suivantes sont couvertes par la loi sur les lanceurs d’alerte :
Toute violation des dispositions légales ou réglementaires ou des dispositions européennes directement applicables, ainsi que toute violation des dispositions adoptées en exécution des dispositions précitées, entrent dans le champ d'application de la présente loi ;
À cette fin, le Directeur Général de Mapei Benelux SA a émis la présente Politique et a nommé le Responsable Local / l'Équipe Locale de la Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte, comme décrit ci-dessous dans le document.
Les principaux aspects introduits par la Directive européenne et la loi sur la dénonciation sont résumés ci-dessous et seront traités plus en détail dans les parties suivantes de ce document :
La présente politique vise à établir les procédures de signalement de conduites illicites, de fautes ou d'omissions, qui constituent ou peuvent constituer une violation, ou inciter à une violation, du Code d'éthique, des règles sur les domaines identifiés dans la Directive européenne, de la loi sur la dénonciation d'irrégularités et de toute documentation interne sur les mêmes sujets (par exemple, les politiques du Groupe et les règles de l'entreprise).
Les destinataires de la présente Politique sont :
Cette politique définit les règles pour Mapei Benelux SA en tant que membre de l'Union européenne auquel la directive de l'UE est applicable, étant entendu qu'en cas de contradiction avec des lois et réglementations locales spécifiques sur le même objet, ces dernières prévaudront.
Le présent document est pleinement valable et applicable, adopté par le Directeur Général de Mapei Benelux SA pour être conforme aux exigences ou contraintes.
Les principes énoncés ici n'affectent ni ne limitent en aucune manière les obligations de signalement aux autorités judiciaires, de surveillance ou de réglementation compétentes du pays dans lequel la filiale locale opère ou dans lequel la violation a lieu.
Par « Rapport », on entend toute communication, présentée pour protéger l'intégrité de l'entreprise, concernant d'éventuelles conduites mises en place, dans l'exercice des activités de travail, en violation du Code d'Éthique, des règles dans les domaines indiqués dans la Directive UE. , toutes réglementations de conformité locales et tous autres droits et réglementations ou documents internes adoptés par la Société dans le cadre de la mise en œuvre du Code d'éthique et de la directive européenne.
Les signalements, même anonymes, doivent être soumis de bonne foi et doivent être détaillés et basés sur des éléments de vérification des faits précis et concordants, avec des informations précises afin qu’ils soient facilement vérifiables.
Cette politique est entièrement conforme aux dispositions de la directive européenne sur le droit à la protection des Lanceurs d’Alerte.
En outre, toute instruction spécifique donnée au niveau local concernant la protection des lanceurs d’alerte, conformément à la législation locale, est pleinement valable et applicable.
En particulier, aucune représailles, discrimination ou pénalité, directe ou indirecte, n’affectera ceux qui ont soumis un rapport de bonne foi. Dans le cas de Rapports effectués via le Portail de Dénonciation, l'anonymat du Lanceur d’Alerte est garanti, sauf dans les cas où le Lanceur d’Alerte exprime son consentement à le divulguer et sans préjudice des obligations légales. Les sanctions pour ceux qui violent les mesures de protection du Lanceur d’Alerte sont définies par la Direction Locale conformément à la législation locale applicable, impliquant le(s) Département(s) local(aux) compétent(s) et informant les Départements RH et Organisation de l'Entreprise et Juridique.
Les destinataires du Rapport (et les autres parties pouvant être impliquées dans le processus) garantissent la plus grande confidentialité du Lanceur d'Alerte, en protégeant son identité. La divulgation non autorisée de l'identité du Lanceur d'Alerte, ou des informations permettant de la déduire, est considérée comme une violation de la présente politique.
Conformément à la loi sur les Lanceurs d'Alerte, des sanctions sont prévues à l'encontre du Lanceur d'Alerte, dans la mesure du possible, en cas de signalements faits intentionnellement ou par négligence grave, faux, sans fondement, à contenu diffamatoire ou autrement faits dans le seul but de nuire à la filiale locale, la personne Signalée ou ceux concernés par le rapport. La direction locale de chaque filiale locale peut également prendre les mesures juridiques appropriées, conformément à la législation locale applicable, en impliquant le(s) département(s) local(aux) compétent(s) et en informant les services RH et organisation de l'entreprise et les services juridiques.
Cette politique est entièrement conforme aux dispositions de la directive européenne sur le sujet des droits de protection signalés.
En outre, toute instruction spécifique donnée au niveau local concernant la protection signalée, conformément à la législation locale et à son champ d'application, est valable et applicable.
Au cours de l'enquête et de la vérification d'une éventuelle non-conformité, les personnes faisant l'objet des Rapports peuvent être impliquées ou informées de cette activité, mais en aucun cas une procédure ne sera engagée uniquement sur la base du Rapport, en l'absence de preuves concrètes sur ses allégations. Une procédure ne peut être engagée que sur la base d'éléments de preuve autres que les allégations formulées dans le Rapport lui-même.
Les Rapports peuvent être envoyés directement aux destinataires locaux de l’entreprise :
Il convient de noter que le formulaire papier, par courrier postal, et le Portail d'alerte sont les meilleurs moyens visant à garantir pleinement l'anonymat éventuel du Lanceur d'Alerte.
L'accès au Portail d'alerte est en effet soumis à une politique de « no-log » afin d'empêcher l'identification du Lanceur d'Alerte qui souhaite rester anonyme : cela signifie que les systèmes informatiques de l'entreprise ne sont pas en mesure d'identifier le point d'accès (adresse IP) même si vous êtes connecté depuis un ordinateur connecté à votre réseau d'entreprise.
Pour chaque signalement effectué, le portail attribue un code d'identification unique qui permet à chaque Lanceur d'Alerte de vérifier son évolution, de manière anonyme. De même, si un Rapport n'est pas suffisamment détaillé, les destinataires (identifiés dans le paragraphe suivant) ont le droit de demander au Lanceur d'Alerte, via le portail et toujours via ce code, des détails supplémentaires sur ce qui est signalé.
Les Rapports effectués via le Portail de Lancement d'Alerte, par e-mail, par téléphone ou sous forme papier (« Safe Box » ou reçus à l'adresse de la Filiale Locale) sont directement reçus par le Responsable / Equipe de Lancement d'Alerte Local de l'Entreprise (veuillez-vous référer au paragraphe suivant).
Les Rapports effectués via le Portail de Lancement d’Alerte et via la boîte électronique locale dédiée sont également accessibles, à des fins de supervision/suivi, depuis le Siège (par exemple, par l’Audit Interne de l’Entreprise).
Au niveau du Siège, il est mis en place une équipe dédiée, le Comité de Lancement d’Alerte de l’Entreprise, visant à suivre et superviser les processus, comme décrit ci-dessous.
Tous les Destinataires du Rapport traitent ce dernier conformément aux principes de confidentialité énoncés dans la présente Politique et vérifient sa validité conformément à son contenu.
Le Groupe Mapei a établi un ensemble de règles de gestion des signalements, visant spécifiquement à garantir une gestion appropriée, opportune et précise de ces derniers, dans le respect de la présente politique.
Le Directeur Général de Mapei Benelux SA a nommé comme Responsable Local de la gestion des Rapports de Lancement d’Alerte les personnes suivantes :
Département HR
Responsable département HR
En outre, un organe dédié à la gestion des Rapports a été créé, le Comité de gestion des Rapports de Lancement d’Alerte d'entreprise, composé de membres indépendants des services de l'entreprise tels que l'audit interne et les ressources humaines et l'organisation, avec le soutien du service juridique, si nécessaire.
La vérification de la validité des Rapports sera effectuée selon la procédure suivante.
Le rapport est toujours reçu par le responsable ou l'équipe locale de gestion de Rapports de Lancement d’Alerte (soit directement, soit par le biais du flux de communication du Comité de gestion des Rapports de Lancement d’Alerte d'entreprise), qui est une personne ou une équipe dédiée à ce sujet faisant partie de la filiale locale.
Dès réception du rapport, le responsable local de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte ou l'équipe locale doit informer sans délai (c'est-à-dire dans le jour ouvrable suivant) le comité Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte de l'entreprise du rapport reçu et ce dernier peut partager les informations selon les besoins.
Par la suite, le responsable local de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte ou l'équipe locale évalue les informations contenues dans le rapport et décide de la marche à suivre, si nécessaire également avec le soutien d'autres fonctions locales et/ou départements du siège (par exemple, l'audit interne de l'entreprise).
A l'issue de l'enquête, les informations pertinentes recueillies sont analysées par le Responsable de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte ou l'équipe locale et ensuite partagées avec le Comité de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte ; si une faute relevant du périmètre de la présente Politique est détectée, le Responsable de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte ou l'équipe locale procède au partage des conclusions avec le Comité de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte de l'Entreprise, la Direction Locale et/ou le Département concerné du Siège, afin de définir les éventuels plans d'action à mettre en œuvre et les actions à entreprendre pour protéger la Filiale Locale.
Alternativement, si après les analyses, le Responsable local de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte ou l'équipe locale constate qu'il n'y a pas d'éléments suffisamment détaillés ou, dans tous les cas, que le Rapport n'est pas fondé, la procédure sera classée et le Rapport sera déposé, accompagné de la motivation du rejet, au niveau local et les résultats seront envoyés au Comité de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte de l'Entreprise.
La filiale locale peut prendre les mesures disciplinaires et/ou juridiques les plus appropriées pour protéger ses droits, ses biens et son image, contre l'employé qui a commis ou a été impliqué dans des comportements illicites ; les mesures disciplinaires les plus pertinentes seront prises en accord avec le département RH et organisation de l'entreprise et le département juridique, toujours en ligne et conformément à la législation locale
Conformément à la Directive européenne, le signalement doit être géré dans un délai prédéfini, auquel Mapei se conforme en fixant les délais suivants :
Conformément à la directive européenne, le lanceur d'alerte doit être informé en cas d'implication d'autorités externes concernées, suite à l'enquête sur le Rapport.
À cette fin, Mapei Benelux SA fournit la liste suivante des autorités concernées telles que définies dans l’Arrêté Royal du 22 Janvier 2023.- Arrêté royal portant désignation des autorités compétentes pour la mise en œuvre de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé :
Dans le cas où une Autorité reçoit un signalement alors qu’elle n’est pas compétente pour traiter la violation signalée, l’Autorité transmet le signalement au coordinateur fédéral qui transmettra à son tour le signalement à l’autorité compétente et informera le lanceur d’alerte de ce transfert.
Les documents justificatifs relatifs au rapport sont archivés, en toute sécurité et pendant une période de deux ans après la clôture du rapport, par le Responsable local de Gestion des Rapports de Lancement d’Alerte ou l'équipe locale.
Toutes les informations personnelles et sensibles contenues dans le rapport, y compris celles relatives à l'identité du lanceur d'alerte ou d'autres personnes, doivent être traitées conformément aux règles applicables en matière de protection des données personnelles, telles qu'établies par la législation européenne et locale applicable (par exemple, le règlement RGPD et la législation locale de mise en œuvre, etc.).
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